Vier starke Argumente für eine Prozessoptimierung im Rechnungswesen

  1. Kostensenkung
  2. Wertsteigerung des Unternehmens
  3. Risikovermeidung
  4. Mitarbeitermotivation

Optimierte Prozesse in der Produktion oder Wertschöpfungskette sind in jedem Unternehmen eine Selbstverständlichkeit und ein bewährtes Instrument, um Kosten zu sparen und die Qualität zu steigern. Warum diese positiven Auswirkungen nicht auch in der Verwaltung realisieren?

1. Kostensenkung und Anstieg Unternehmenswert

  • „Büro-/Verwaltungsmitarbeiter“ kosten viel Geld und sollten effizient eingesetzt werden
  • Vermeidung von Doppelarbeiten führt zur Kostensenkung und Zeitersparnis
  • Nachzahlungen, wie Steuern und Sozialversicherungsabgaben etc., können durch definierte Arbeitsschritte vermieden werden
  • Die Aufwertung der vorbereiteten Unterlagen und die Verbesserung der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater reduzieren die laufenden Buchführungs- und Lohnbuchhaltungskosten
  • Funktionierende Arbeitsabläufe wirken sich positiv auf den Unternehmenswert aus

 

2. Qualitätssteigerung und Mitarbeitermotivation

  • Fehlererkennung und -vermeidung
  • Mitarbeiter arbeiten motivierter und erfolgreicher, wenn sie die tägliche Arbeit nach klaren Richtlinien und Arbeitsanweisungen erledigen können
  • Mitarbeiter identifizieren sich intensiver mit Tätigkeiten, die in Unternehmensprozessen eingebunden, eindeutig definiert und übertragen werden

 

3. Gesetzliche Vorgaben

  • Gesetzgeber verlangt vom Geschäftsführer eines Unternehmens die Implementierung eines internes Kontrollsystem (IKS)
  • Betriebsprüfer (Steuer- und Sozialversicherungsprüfer) orientieren sich an der Qualität der Unternehmensprozesse in Verbindung mit der Buchführung sowie der Lohnbuchhaltung und weiten die Prüfungshandlungen gegebenenfalls aus. Im schlimmsten Fall drohen Steuerschätzungen und hohe Nachzahlungen.

 

4. Unternehmensführung

  • Aktuelle und aussagefähige Unternehmenszahlen ermöglichen eine verbesserte Unternehmensführung
  • Geschäftsführer fällt es leichter den „Verwaltungsapparat“ zu steuern und zu kontrollieren, wenn Prozesse beschrieben und dokumentiert sind

Die dem Rechnungswesen vorgelagerten Prozesse sind vielfältig, aufwendig und haben insbesondere für Steuerprüfer und den Kapitalgebern (Banken und Gesellschafter) eine sehr hohe Priorität. Die nachfolgenden Arbeitsabläufe sind für eine Vielzahl von Unternehmen relevant und optimierungsfähig:

  1. Rechnungseingangsprozess
  2. Rechnungsausgangsprozess
  3. Zahlungsverkehr und Forderungsmanagement
  4. Bestellwesen und Lagerhaltung
  5. Personalwirtschaft

Wir beraten individuell und transferieren Erfahrungen sowie Lösungen aus optimierten Unternehmen in die Organisation unserer Mandanten

  1. Verstehen der aktuellen Arbeitsabläufe
  2. Analyse und Bewertung des Istzustandes
  3. Identifikation der optimierungsnotwendigen Abläufe
  4. Optimierter Einsatz von Mitarbeitern und IT-Systemen
  5. Genehmigungs- und Berechtigungskonzept
  6. Implementierung von Kontrollen durch Geschäftsführung und ggf. Steuerberater
  7. Optimierung Daten- und Informationstransfer zum Steuerberater, Gesellschafter und Banken
  8. Prozessbeschreibung und Dokumentation, Erstellung Verfahrensanweisung
  9. Dokumentenarchivierung

Die fortlaufende Digitalisierung macht auch vor dem Finanz- und Rechnungswesen keinen Halt. Unsere Kanzlei hat für Sie Lösungen, die notwendige Prozessoptimierung unter Einbeziehung von „digitalen Instrumenten“ zu unterstützen.

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