14 Aug

Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen

Der elektronische Kontoauszug gewinnt als Alternative zum Papierauszug immer mehr an Bedeutung. Kontoauszüge werden zunehmend von den Banken elektronisch an ihre Kunden übermittelt. Da an elektronischen Kontoauszügen keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu stellen sind, werden diese grundsätzlich steuerlich anerkannt.

Was heißt das für Sie?

Sie als Steuerpflichtiger sind im Rahmen eines internen Kontrollsystems dazu verpflichtet, den elektronischen Kontoauszug bei Eingang auf seine Richtigkeit zu überprüfen und diese Prüfung zu dokumentieren und zu protokollieren. Zudem sind in elektronisch übermittelter Form eingegangene Kontoauszüge auch in diesem unveränderten Format aufzubewahren. Die alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks genügt somit nicht den Aufbewahrungspflichten des § 147 AO.

Technische Vorgaben oder Standards zur Aufbewahrung können angesichts der rasch fortschreitenden Entwicklung jedoch nicht festgelegt werden. Die genutzten DV- oder Archivsysteme müssen den Anforderungen der AO, den GOB und den GoBD, insbesondere im Hinblick auf die Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit entsprechen. Wie auch die originär digitalen Dokumente, unterliegen auch die elektronischen Kontoauszüge dem Datenzugriffsrecht nach § 147 Abs. 6 AO. Das heißt für die Dauer der Aufbewahrungspflicht sind die Daten zu speichern, gegen Verlust zu sichern, maschinell auswertbar vorzuhalten und gegebenenfalls im Rahmen der Außenprüfung zur Verfügung zu stellen.

Für Steuerpflichtige ohne Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 140 AO, § 141 AO besteht keine Aufbewahrungspflicht. Es bestehen daher keine Bedenken, als Zahlungsnachweis im Rahmen von Steuererklärungen anstelle von konventionellen Kontoauszügen auch ausgedruckte Online-Bankauszüge anzuerkennen. Wir empfehlen jedoch auch im Rahmen einer Gewinnermittlung im Sinne der Einnahmen-Überschussrechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) eine Archivierung/Aufbewahrung der elektronischen Bankkontoauszüge.

Sollten bei Ihnen noch Fragen zu diesem Thema bestehen oder benötigen Sie Unterstützung bei der Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen, dann sprechen Sie uns einfach an.

Wir beraten Sie gerne.